Uso de ferramentas tecnológicas que ajudam a administrar as equipes a distância ganha tração.

Repensar a forma de trabalhar, alcançando melhores resultados com a combinação de novas tecnologias e pessoas, está nos planos de 72% das empresas brasileiras para os próximos três anos. É o que indica levantamento realizado pela consultoria Deloitte com seis mil gestores de 99 países, sendo 271 no Brasil.

Os números do estudo Human Capital Trends 2021 mostram que, com o alongamento da pandemia, as organizações deixam a fase de adaptação rápida ao expediente remoto, iniciada em março de 2020, para ingressarem numa nova etapa, de definição de rotinas que poderão durar mais tempo.

Com esse movimento, a utilização de ferramentas tecnológicas que ajudam as chefias a gerenciar as equipes a distância ganhou tração. São soluções como medidores de performance, planilhas digitais de acompanhamento de tarefas e até indicadores do nível de ansiedade e estresse dos funcionários.

Segundo a análise da consultoria, quase 40% dos executivos ouvidos afirmam que as companhias não tinham uma estratégia de planejamento profissional antes da pandemia e, agora, 48% se preparam para cenários de mudanças no ambiente de trabalho. A maior parte ou 74% dos entrevistados são do C-Level (diretores e presidentes), de setores como serviços (22%) e bens de consumo, divididos entre líderes de negócios (64%) e de RH (36%).

A pesquisa deixa claro que as companhias estão vivendo no limite entre sobreviver e prosperar, diz Luiz Barosa, sócio de capital humano da Deloitte. “Estão conscientes dos desafios a serem enfrentados, com um pé no hoje e o outro no futuro”, afirma. Entre os principais interesses dos departamentos de RH com a pandemia estão proteger a saúde (81%), aumentar a comunicação (55%) e o bem-estar dos colaboradores (46%).

Essas diretrizes são seguidas à risca pelo grupo de educação Cogna, com 23 mil colaboradores, sendo 70% do total em home office, em contagem feita em abril. “Adotamos ferramentas de gestão de acordo com as ‘personas’ mapeadas”, diz Anderson Hass, gerente sênior de gente e cultura.

Na área de backoffice, com 250 funcionários, o destaque é um software de controle de desempenho que exibe o tempo gasto em telas de sistemas e de espera em aplicativos de serviços. Com o apoio da solução, a empresa obteve uma média de ganho de performance acima de 20%, entre 141 colaboradores ou 56% do total.

Um dos fatores positivos da gestão remota é o aumento da autonomia das equipes para a realização de tarefas, explica o gerente da Cogna. Isso gera um maior compromisso com resultados e a percepção que não é preciso estar fisicamente ao lado do chefe para apresentar entregas consistentes, afirma.

No guarda-chuva de prevenção e bem-estar, a companhia passou a oferecer atendimento médico e psicológico via telemedicina e disparou pesquisas para acompanhar a saúde mental dos colaboradores. Os dados dos relatórios são cruzados com registros dos convênios médicos e embasam o desenvolvimento de campanhas de comunicação, lives informativas e parcerias com startups focadas em RH.

Há, pelo menos, sete acordos em andamento com empresas, como a Pin People, de supervisão do engajamento de times, iniciado há nove meses; e com a GymPass, que viabiliza aulas de ginástica on-line, com um índice de 15% de adesão do quadro. A estratégia, que dosa iniciativas internas com facilidades criadas por terceiros, já mostra resultados.

De maio de 2020 a março de 2021, a Cogna realizou cinco pesquisas com os empregados, com mais de 30 mil entrevistas, sobre temas como experiência no trabalho, engajamento e saúde mental. O último levantamento, que traz comparações com uma análise feita seis meses atrás, indica um avanço de 2% na “felicidade com os líderes diretos”, item ligado a aspectos como comunicação e reconhecimento, que marcou 88% de aprovação. Em contrapartida, houve uma queda de 3,5% no quesito sobre qualidade de vida. “A continuidade do modelo 100% home office não é sinônimo de bem-estar para as pessoas”, diz Hass.

Na Kimberly-Clark, fabricante de produtos de higiene e cuidados pessoais com 4,5 mil funcionários no Brasil, a familiaridade com o trabalho remoto, usado antes da crise sanitária pelo time administrativo, ajudou no lançamento de projetos que exigiram a colaboração de diversas equipes, mesmo sem contato físico. “Continuamos atuando normalmente”, afirma a diretora de recursos humanos Alessandra Morrison.

A lista de atividades incluiu um programa de inovação aberta que selecionou dez startups para desenvolver soluções de negócios para a companhia. Envolveu mais de cem pessoas, com 200 horas de trabalho em conjunto, 120 reuniões e webinars. Conseguimos proporcionar interação entre colaboradores e empreendedores de forma remota, garantindo aprendizado e troca de experiências, diz.

Na área de cuidado com os funcionários, a empresa desenvolveu grupos de conversas e podcasts semanais com o apoio de uma psicóloga. Também criou um canal voltado à assistência do colaborador para assuntos financeiros e jurídicos. O recurso pode ser acessado via site ou telefone, de forma gratuita e confidencial.

Flexibilidade e inclusão são fundamentais no gerenciamento a distância, lembra Alessandra. É preciso entender que os colegas têm necessidades diferentes em função de condições familiares ou preferências de trabalho, explica.

Nessa linha, a Kimberly-Clark também definiu algumas “regras de ouro” para equilibrar as demandas da agenda virtual. Há sugestões para o agendamento de reuniões em intervalos determinados, entre 9h e 12h ou 14h e 18h; não é indicado marcar conversas nas sextas à tarde e foi instituído o “focus day”, uma data sem reuniões, a cada mês.

O compartilhamento de resultados de negócios seguiu o fluxo, mesmo com as conexões on-line, diz a executiva. Trimestralmente, são feitas atualizações do CEO global que chegam até a área de cada colaborador. “É para que os times entendam como a contribuição individual entra na estratégia da companhia.”

Soraya Bahde, diretora de gente & transformação da Alelo, do setor de benefícios, diz que a corporação de mil funcionários aderiu a um sistema on-line que permite montar reuniões de feedback e acompanhamento. A vantagem é poder medir o desempenho e o fit cultural em “360 graus”, explica. Além de contar com a visão dos resultados na dobradinha líder-liderado, pares e colegas conseguem avaliar uns aos outros, remotamente.

A experiência começou em outubro de 2020 e conta com 93% de participação. Nas análises de desempenho, 95% dos funcionários sondados atingiram os maiores índices de desempenho, enquanto a adesão à cultura corporativa alcançou 97% de positividade.

O software possui uma funcionalidade extra, chamada de “sentimentos da semana”, que orienta o colaborador a refletir sobre a semana anterior e selecionar, por meio de um emoji, a sensação que melhor representa o período. “A informação fica no sistema e incentivamos os gestores a conversarem sobre esses pontos nas reuniões quinzenais.”

Para aferir os níveis de ansiedade dos funcionários no confinamento, a Alelo traçou um acompanhamento desde o início da pandemia, com a aplicação de pesquisas rápidas que evoluiu para novas formas de auxílio. Fechou uma parceria com a Vittude, healthtech de psicologia on-line, que mapeou os índices de estresse e depressão entre as equipes.

“Além do investimento em novas tecnologias de apoio à gestão, é fundamental orientar as lideranças”, diz Soraya Bahde. Nesse novo contexto de produção, “devemos ouvir os colaboradores e compartilhar o dia a dia com mais empatia”, ensina.